Inwentaryzacja, kontrola kompletności dokumentacji, uzgodnienie zapisów kont analitycznych z księgą główną – to tylko kilka z czynności, które przedstawiciele jednostek sektora finansów publicznych powinni wykonać przed zamknięciem ksiąg rachunkowych.
Aby cały proces przebiegł sprawnie warto odpowiednio wcześniej rozłożyć je w czasie, sporządzając harmonogram poszczególnych zadań.
Księgi rachunkowe jednostek sektora finansów publicznych zamyka się na dzień bilansowy, którym jest ostatni dzień roku obrotowego. Przedstawiciele służb finansowo-księgowych mają na to czas do 31 marca następnego roku, jednak dużo wcześniej powinni zapewnić sobie możliwość ujęcia wszystkich dowodów księgowych dotyczących danego roku obrotowego, ale również dokumentów, które wpływają do jednostki przez pierwszy kwartał roku następnego.
Z tego względu pomocne staje się przygotowanie harmonogramu całokształtu niezbędnych czynności wpływających na prawidłowość zakończenia roku (patrz: tabela ).
Zestawienie takie może być przygotowywane w formie zarządzenia kierownika jednostki corocznie. Może także stanowić stały element funkcjonowania danego podmiotu. Powinno zostać zapisane jako część dokumentacji wewnętrznej, np. jako element polityki rachunkowości. Bez względu na umiejscowienie, powinno odzwierciedlać wytyczne określone prawem bilansowym oraz uwzględniać specyfikę działalności danej jednostki.
Harmonogram czynności w związku z zamknięciem roku
Czynność |
Termin |
ustawowy |
proponowany |
Wybór podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego
( przypadku JST) |
Nie został określony |
IV kwartał |
Weryfikacja polityki rachunkowości |
Przed 1 stycznia |
Do 20 listopada |
Wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji |
Nie został określony |
Do 2 listopada |
Przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi metodami i technikami |
Rozpoczęcie – najwcześniej 3 miesiące przed końcem roku – zakończenie najpóźniej 15 dni roku następnego |
Od 10 listopada
do 31 grudnia |
Określenie daty wpływu dokumentów księgowych
do jednostki w celu ujęcia
w księgach minionego roku obrachunkowego |
Nie został określony ustawowo – przyjmuje się dzień określony przez kierownika placówki |
Na 25 stycznia kolejnego roku |
Ujęcie w księgach rachunkowych dokumentów źródłowych dotyczących operacji gospodarczych minionego roku |
Do 31 grudnia |
20 – 31 grudnia |
Wstępna kontrola kompletności, rzetelności i poprawności zapisów
w księgach rachunkowych |
Nie został określony |
15 – 30 grudnia |
Ujęcie w księgach pozostałych zewnętrznych dokumentów (wyroków sądów, postanowień komorniczych) |
Nie został określony |
Do 25 stycznia |
Ustalenie, zweryfikowanie
i ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych |
Do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych |
Do 23 marca |
Uzgodnienie sald kont analitycznych
z kontami syntetycznymi |
Do 26 marca |
Do 23 marca |
Korekta ksiąg rachunkowych |
Do 31 marca |
Do 28 marca |
|
|
|
|
|
|
|