Harmonogram czynności w związku z zamknięciem roku

Inwentaryzacja, kontrola kompletności dokumentacji, uzgodnienie zapisów kont analitycznych z księgą główną – to tylko kilka z czynności, które przedstawiciele jednostek sektora finansów publicznych powinni wykonać przed zamknięciem ksiąg rachunkowych.

Aby cały proces przebiegł sprawnie warto odpowiednio wcześniej rozłożyć je w czasie, sporządzając harmonogram poszczególnych zadań.

Księgi rachunkowe jednostek sektora finansów publicznych zamyka się na dzień bilansowy, którym jest ostatni dzień roku obrotowego. Przedstawiciele służb finansowo-księgowych mają na to czas do 31 marca następnego roku, jednak dużo wcześniej powinni zapewnić sobie możliwość ujęcia wszystkich dowodów księgowych dotyczących danego roku obrotowego, ale również dokumentów, które wpływają do jednostki przez pierwszy kwartał roku następnego.

Z tego względu pomocne staje się przygotowanie harmonogramu całokształtu niezbędnych czynności wpływających na prawidłowość zakończenia roku (patrz: tabela ).

Zestawienie takie może być przygotowywane w formie zarządzenia kierownika jednostki corocznie. Może także stanowić stały element funkcjonowania danego podmiotu. Powinno zostać zapisane jako część dokumentacji wewnętrznej, np. jako element polityki rachunkowości. Bez względu na umiejscowienie, powinno odzwierciedlać wytyczne określone prawem bilansowym oraz uwzględniać specyfikę działalności danej jednostki.

 

Harmonogram czynności w związku z zamknięciem roku

CzynnośćTermin
ustawowyproponowany
Wybór podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego
( przypadku JST)
Nie został określonyIV kwartał
Weryfikacja polityki rachunkowościPrzed 1 styczniaDo 20 listopada
Wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacjiNie został określonyDo 2 listopada
Przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi metodami i technikamiRozpoczęcie – najwcześniej 3 miesiące przed końcem roku – zakończenie najpóźniej 15 dni roku następnegoOd 10 listopada
do 31 grudnia
Określenie daty wpływu dokumentów księgowych
do jednostki w celu ujęcia
w księgach minionego roku obrachunkowego
Nie został określony ustawowo – przyjmuje się dzień określony przez kierownika placówkiNa 25 stycznia kolejnego roku
Ujęcie w księgach rachunkowych dokumentów źródłowych dotyczących operacji gospodarczych minionego rokuDo 31 grudnia20 – 31 grudnia
Wstępna kontrola kompletności, rzetelności i poprawności zapisów
w księgach rachunkowych
Nie został określony15 – 30 grudnia
Ujęcie w księgach pozostałych zewnętrznych dokumentów (wyroków sądów, postanowień komorniczych)Nie został określonyDo 25 stycznia
Ustalenie, zweryfikowanie
i ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych
Do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowychDo 23 marca
Uzgodnienie sald kont analitycznych
z kontami syntetycznymi
Do 26 marcaDo 23 marca
Korekta ksiąg rachunkowychDo 31 marcaDo 28 marca

Inwentaryzacja w jednostkach sektora finansów publicznych

Inwentaryzację w jednostce powinna rozpocząć weryfikacja obowiązujących przepisów wewnętrznych określających sposób jej przeprowadzania. Od ich oceny rozpoczyna się kontrola prawidłowości inwentaryzacji, która często wykazuje liczne uchybienia. Czynności inwentaryzacyjne przeprowadza się na podstawie przepisów rozdziału 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (DzU z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.) a dotyczą one, jak wiadomo, spisania rzeczowych i pieniężnych składników majątku, uzgodnienia sald aktywów i pasywów, ich wyceny oraz rozliczenia w porównaniu ze stanem wykazanym w dokumentach księgowych, a także rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.

W trakcie kontroli przeprowadzanych przez uprawnione organy w jednostkach sektora finansów publicznych, dotyczących szczególnie inwentaryzacji, niejednokrotne stwierdzano szereg uchybień. Nadal dość często stwierdza się niedostosowanie przepisów wewnętrznych do obowiązujących regulacji ustawowych i wymogów praktyki.